2014年09月12日
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一鍵關注匯訊
進入互聯網時代后，人均一個或者幾個智能設備，讓我們可隨時登入設備查看信息，提高了我們的生產力和整體溝通有效性。但即便信息技術如此發達，溝通問題仍是組織和領導者未曾停止的挑戰。為何大道理都知道了，健全的內部溝通制度還是建立不起來，原因到底出在哪里?
信任是建立內部溝通制度的基礎
縱觀國內外高績效團隊，無論是在工作或是賽場，都是建立在信任的基礎上。領導者在團隊里人員之間建立了信任的環境，成員感到重視、關心和被傾聽。想要開始建造或擴大你在組織內的信任，并促進開放的溝通氣氛，可以嘗試下面的技巧：
“愚兵易馭”是最不靠譜的做法
作為組織的一員，員工都希望了解組織當前的動態，花點時間把組織內部發生的事情告知員工，員工對組織知道的越多，他們就越能感受到自己在組織中的存在感和使命感。
千萬別找“我沒有時間”、“都不在一個地方上班，一個個電話或郵件告知，耗費時間太長”之類的理由，上一套企業即時通訊系統，分分鐘把組織動態消息傳送給所有成員。只有你想不到，沒有你做不到的事情，作為管理者，應該懂得利用現代化工具來輔助自己的工作!
去除信息傳遞者，還原員工最真實的聲音
利用中層管理者傳遞信息，沒有什么比這個更不靠譜和毀信任的了。很不幸的是，這是很多組織在管理中常犯的錯誤。一個優秀的領導者應該知道，在今天這樣復雜的組織環境中，如果你獲取信息的方式永遠來自信息傳遞者，不僅這個傳遞者不愿意再來跟你傳達了，而且每個成員都會想方設法不告訴你最真實的信息。
怎樣讓自己了解最真實的聲音，又能獲取員工的信任?同樣可以上文所提到的企業即時通訊軟件，將原本臃腫的組織架構扁平化，徹底去除中間層，與一線員工直接通話，既避免信息傳遞過程中的失真和延遲，更能獲得員工的信任與支持，簡直一舉多得。
了解員工的工作狀態，支持員工共享信息
時刻了解員工的工作方面的信息，讓員工知道你希望他們定期進行信息共享，鼓勵更多的員工參與信息共享，并分享其他相關信息，對管理者有條不紊的開展工作有良好的促進作用。雖然很多時候不能面對面交流，那么我們可以創新一點，比如用匯訊WiseUC企業即時通訊，就可做到以下幾點：
*每天或每周，定時舉辦一次信息共享會，讓不同地域、不同部門的員工，通過群組或視頻會議，分享自己工作中的信息和心得體會;
*鼓勵員工每天撰寫工作日志，并通過消息推送方式發送給領導，一方面便于領導了解員工的工作狀態，另一方面也為領導考核員工提供了數據支撐;
了解信息后，應及時響應他人
了解信息后，一般的經驗是在24小時內響應，最佳的時間是4小時內。如果你的員工向你發送了郵件、審批、工作日志或回執消息時，即使你不能馬上給予完整的答復或解決方案，你都該讓他們知道你正在處理和什么時候處理完。然后，你要說到做到。
作為員工來講，你同樣得花點時間了解你的上次希望從你這里知道些什么：你的工作什么時候匯報一次，以什么形式匯報(是郵件還是工作日志)什么時間匯報最合適，哪些工作你自己可以做決策，哪些工作是需要重點匯報的?如果你對這些問題不確定，可以和上司問明白。記住：就像你不希望你的下屬給你“驚喜”一樣，你的上司也不希望你這樣。
總結：開放的溝通是關鍵，因為它會有助于創造更具創造性、高效、投入的勞動力，人們會覺得自己受珍視且在組織中聯動。這種環境能幫助員工了解企業的目標，使他們能夠獲得歸屬感以幫助他們更致力于實現目標。
遵循上面的步驟，合理利用現代化溝通工具，你將能在組織中創造各級間更開放和誠實的溝通氛圍。
