2011-10-17
信息技術的迅猛發展,使企業的生存和競爭環境發生了根本性的變化,信息化建設成為企業獲取競爭優勢的重要砝碼。隨著信息化的深入發展,經濟和社會生活各個領域必然會發生深刻變化。如何開展信息化建設,是企業非常關注的問題,企業如能在第一時間獲取、處理和反饋信息,那么就能在白熱化的競爭中立于不敗之地。因此可以說,信息化建設是企業走向勝利的必由之路。
企業信息化是指企業在生產、經營、管理各個環節、各個層次、各個領域采用計算機、通信和網絡等現代信息技術,充分開發、廣泛利用企業內外信息資源,逐步實現企業運營的全面自動化,不斷提高生產、經營、管理、決策、服務的效率和水平,進而提高企業經濟效益和企業競爭力的過程。具體到一個企業,企業信息化就是要實現企業生產過程和業務處理的計算機化、自動化,管理方式的網絡化,決策支持的智能化和商務運營的電子化。
企業信息化以企業業務流程改進為基礎,在一定的深度和廣度上應用智能網絡工具,對企業生產、經營、管理活動中的所有數據、信息和知識進行集成和管理,實現企業內外部信息的共享和有效利用,不斷提高企業的經濟效益和市場競爭力。
企業信息化是國家信息化的重要內容,是國民經濟信息化的基礎,也是企業改善管理、適應市場和技術發展變化的重要舉措,其意義十分重大。
1.增強國家經濟的可持續性快速發展,增強國家的綜合實力
信息化是我國產業優化升級和實現工業化、現代化的關鍵環節,要把推進國民經濟和社會信息化放在優先位置。要大力推進國民經濟和社會信息化。以信息化帶動工業化,發揮后發優勢,實現社會生產力的跨越式發展。企業信息化建設將促進信息技術本身的發展,實現智能網絡工具的快速演變,為中國進入信息化社會提供必要的工具支持和數據支持。
2.企業信息化建設將促進商業模式的變化
企業信息化為社會帶來兩種商業模式:運用智能網絡工具的商業模式(電子商務)和提供智能網絡工具的商業模式(如信息化基礎設施和網絡服務提供商)。信息技術能夠為這兩種商業模式提供競爭優勢,商業模式的改變可以擴大企業的生存空間,加速企業的發展和現代化。
3.有利于企業適應國際化競爭
信息化是企業實現跨地區、跨行業、跨所有制,特別是跨國經營的重要前提。是企業提高核心競爭力,參與國際競爭的迫切需要和與國際接軌的重要途徑。
4.有利于抓住良好發展機遇
只有實現信息化,企業才有可能抓住機遇,實現快速健康的持續發展。
5.增加企業間的技術流通,總體提升整個行業的技術水平
信息化可以使企業間的合作和協作更加容易。網絡的溝通使許多的企業結成戰略聯盟和信息伙伴關系,優勢互補,實現雙方或多方的資源共享和利益分享,從而提升整個行業的技術水平。
6.企業信息化可以改變企業的價值觀念
我們已經進入信息經濟時代,信息將成為企業不斷增值的無形資產,企業的全面信息化,將促進企業有形資產和無形資產的有效配置,“財富=信息+經營”的價值觀正在改變著世界的經濟格局。
7.實施企業信息化將會改變企業的管理模式和組織機構
企業信息化可以使企業利用計算機網絡進行信息傳遞和管理,通過網絡,企業員工不一定要在本地及辦公室時才能處理工作任務,各種資源可以從異地獲取,是企業的組織外延和經營外延得以擴展;許多上傳下達的信息和任務可通過網絡完成,從而喲可能減少一些不必要的垂直管理層次,使組織結構更加扁平化。
8.企業信息化可以提高企業的競爭力和經濟效益
企業制度生產經營目標,進行市場分析、方案比較、決策優化都可以從信息系統獲得及時、準確的有價值信息,提高決策的時效性和可靠性;信息化會提高企業的技術創新能力,改進生產工藝和開發出更多新產品,這些都會提高企業的市場競爭力和經濟效益。包括:提高內部運營效率和質量;提高員工的業績,增強企業的學習能力;提高員工的滿意度和忠誠度;可以全面提高企業的管理水平和經濟效益,增強企業的核心競爭力和參與國際競爭的能力。
二、企業信息化成本構成
由于成本的降低能導致利潤的增長,所以成本降低也是企業效益的一個來源。企業有必要控制信息化的成本,如果成本控制的不好,企業信息化的優越性就體現不出來,甚至帶來信息化建設的失敗。企業實施信息化的成本是顯然存在的,但具體在哪兒有多少,具體是如何構成的,很難簡單的明了,必須進行系統化的分析。一般我們可以將企業信息化的成本分為顯性成本和隱性成本。
1. 企業信息化的顯性成本
(1)系統初始構建成本
企業在進行信息化系統建設初期,必然包括網絡產品、硬件產品和系統軟件的購置以及綜合布線和系統集成等軟硬件和人力物力的成本。網絡建設成本包括應用系統軟件開發成本主要指購買應用軟件的成本。如果企業需要立志要進行信息化的建設,那么選用購買應用信息化軟件就是一筆投資,算作初始投入成本。
(2)過程建設成本
我們可以將企業信息化建設的過程中發生的成本一般包括:軟件的開發實施費用、培訓費用、軟件參與人員的人力成本以及相關費用等。軟件的開發實施費用主要指軟件選型以后,本企業和合作方的軟件參與人員就選定的軟件所進行的二次定制開發的費用。軟件的培訓費是指軟件的提供方對于軟件的購買方進行操作技術轉讓的過程期間所發生的費用。軟件的培訓包括使用人員的專業培訓和素質培訓。軟件參與人員的人力成本在企業的信息化過程中所占的比例也很大。企業信息化工作人員包括信息技術人員、技術管理人員和技術經濟人員,他們的成本包括人員的工資、獎金、福利和各種保險。
(3)后期維護與更新成本
后期的維護成本包括應用軟件的后期維護、維護人員的工資、硬件網絡產品的損耗、機器維修等。信息化系統的后續維護幾乎是不可避免的,但后期的維護成本可以通過加強企業信息化的前期實施來加以改善。如果前期的工作能做到結合了企業自身的實際情況,因時因地的進行軟件選型、實施、培訓等相關工作,使得信息化系統的構建和實施能適應企業的實際需要。那么后期的維護的次數和范圍相對來說會減小,必然帶來成本的降低。另外,面對突飛猛進的信息技術,企業的信息化系統必將逐步落后于新技術的更新,這樣就為企業的信息化系統的相應的更新提出了要求。同時,企業自身處在不斷的變革進步之中,企業的生產規模或者企業業務以及組織形式的變革和進步,也必然推動企業信息化的基礎平臺和上層軟件系統適時的更新。
三、企業效益分析
企業信息化給企業帶來的效益同樣可分為顯性效益和隱性效益。顯性效益是可以反映在會計賬目上的,而隱性效益是不能通過會計賬目反映出來,但卻對企業利潤有影響。
1.顯性效益
(1)增加銷售收入
企業通過電子商務系統可以進行網上新品發布、新品宣傳、新品促銷、市場需求調研和企業文化傳播,還可以方便管理客戶關系,為客戶提供售前、售中和售后的個性化服務,鞏固已有客戶和吸引更多新客戶。這樣,可以增強市場營銷能力,擴大產品銷售范圍和銷售對象,增加銷售收入,同時,由于網上廣告費用比傳統媒體要低,所以能降低市場營銷費用。
(2)消除交易成本,使企業有效產量增加
交易成本是在商品分銷和批發過程中產生的成本,它是市場價格高出企業出廠價格的那一部分,是中間批發商的利潤來源。交易成本雖不反映在企業的生產成本中,但它影響了市場的需求與供給,進而影響到企業的有效產量,有效產量是在利潤最大化下的產出,也是能夠銷售出去的產出。
在通常情況下,企業的供給將隨著價格的上升而上升,同時成本也會隨著上升。在競爭性市場中,企業只是價格的被動接受者,其邊際成本的變化反映了企業供給的變化。隨著產品銷量的增加,交易成本會增加。交易成本疊加到生產成本上后會使企業的邊際成本上升更快,因而當邊際成本達到與價格相等時,企業的有效產量會相對較低。
如果企業采用電子商務作為產品銷售手段,就可以消除產品流通的中間環節,把交易成本降低到可以忽略為零的程度。這時,企業雖然仍只能接受市場價格,但有效產量將增大,所以,銷售收入將增加。
(3)降低要素配置成本,同時使企業有效產量增加
企業還可以使用電子商務系統作為生產過程中的要素配置手段,進行網上投入品采購、供應商關系管理、網上人才招聘、網上技術引進和網上融資等,提高要素配置的方便性和及時性,降低要素配置成本以及要素本身的成本,使企業效益增加。另外,由于生產成本的降低會使邊際成本上升變得緩慢,所以,有效產量將增大銷售收入將增加。
(4)節省庫存成本
企業可以利用信息系統縮短投入品采購和成品供應提前期,加快庫存周轉,維持較低庫存,節省庫存成本。庫存成本包括物品保管成本和資金占用成本。廣義上還包括資金被占用而不能它用所帶來的機會成本,以及由于價格和利率波動所帶來的資金貶值部分。
(5)降低日常運營費用
企業可以利用基于互聯網的企業外部網和電子郵件系統,代替傳統的電話和傳真,進行企業內部之間以及企業外部之間的通訊往來,尤其是與外地以及國外客戶之間的通訊往來,這樣,可以節省大量的通訊費用。
企業內部的文件往來也可以通過企業內部網來進行并在計算機屏幕上閱讀,而不必再紙張上打印出來再分發傳閱,這樣就節省了紙張的開銷。同時,由于重要文件被保存到光盤等介質上,體積小,質量輕,所以,可以節省文件存檔的家具和空間開銷。
2.隱性效益
(1)提高企業的無形資產
企業信息化增加了企業的技術含量,改善了企業的形象,為企業的快速發展注入了動力。特別是對于上市公司來講,它有助于提升大眾對公司的信心和預期,使公司的市場價值得到增長。這些都會帶來企業無形資產的增加。
(2)提高作業效率,節省時間成本
企業可以利用信息系統來提高有關環節上的作業效率,這表現在:減少停工待料和生產設備的閑置以及由此而帶來的時間成本。時間成本不僅是指時間本身的流失,也是指在等待時間內造成的市場機會的流失。減少向批發商或顧客延期供貨,節省客戶等待時間,提高客戶滿意度。
(3)提高企業管理水平和管理效率
《會計法》要求會計信息的具有真實性,并強調企業法人代表對其負有責任。因此,一些集團性企業已把子公司或分公司的財務部門納為集團總部財務部門的縱向管理范圍。顯然,這種管理模式要想有效還必須借助信息技術的支持。通過網絡和信息系統,總部財會人員可以隨時調出子公司或分公司的各種賬目進行檢查和審核,并通過特制的有關聯定義的統計表格來評估可以賬目的真實性。從而加強財務監管的力度和有效性,防止潛在的財務風險。對于既有商業單位又有工業單位的企業集團們,通過網絡和信息系統,集團總部市場營銷部門可以及時準確的按時間、按地點、按客戶統計出各商品的銷售數量和銷售速度,統一制定供貨計劃和進行配送。對于那些庫存不夠的商品,可以把需求預測信息反饋給計劃雨生產部門,以便及早安排某種商品的生產和相應投入品的供應。同時,在這種運作模式下,零售企業通常只需配備經理和財務兩名管理人員,其余為一般作業人員即可,這樣,既可以降低管理費用,又可以提高管理效率。
(4)網絡直銷、創新防偽
網絡直銷是指生產廠家借助聯機網絡、計算機通信和數字交互式媒體且不通過其他中間商,將網絡技術的特點和直銷的優勢巧妙地結合起來進行商品銷售,直接實現營銷目標的一系列市場行為。顧客可以直接在網上訂貨、付款、等著送貨上門,這一切大大方便了顧客的需要。網絡直銷大大減少了過去傳統分銷中的流通環節,免除了支付給中間商的費用,有效地降低了成本。生產者可以根據顧客的訂單按需生產,做到實現零庫存管理。同時網上直銷還可以減少過去依靠推銷員上門推銷的昂貴的銷售費用,最大限度控制營銷成本。網絡直銷能滿足當前企業與消費者的交流水平方面的不足,借助于網絡,廠家在網上發布有關產品信息,使用E—mail等工具,及時實現與顧客一對一的互動交流。企業還可以很容易地獲得快速、便宜、易加工的反饋信息,跟蹤消費者的需求及其變化情況,根據他們的要求安排生產和銷售,避免了傳統企業在接到訂單之前就已經完成了產品制造的盲目性,使企業能應對消費者的較高的可選擇性。利用互聯網的交互特性,網絡直銷從過去單向信息溝通變成雙向直接信息溝通,增強了生產者與消費者的直接連接。
企業還可以利用網絡和信息技術來開發新的產品防偽系統,如電話查詢、網絡查詢、激光防偽碼,這種防偽系統有3部分組成:產品防偽生成子系統、防偽標識制作子系統、客戶查詢子系統。通過這種手段,可以加強對假冒偽劣產品的防范力度,有利于企業產品銷售。
四、對企業信息化成本效益的認識
信息化給企業提供了先進的工具和管理平臺,只要企業能夠正確的實施和應用,必將促進企業效益的增長。但信息化本身并不直接產生效益,而是要和其他生產要素相結合才會產生效益。企業經營的效益是企業使用所擁有的各種資源(包括信息化)的結果,信息化不是企業取得經營效益的決定因素,而只是促進因素之一,不能簡單地將企業經營失敗歸罪于實施信息化。從這個意義上說,我們很難用精確計算企業信息化的投資收益。傳統的會計方法只能對現有的、顯性的業務進行核算。信息化的價值更多的是無形的,難以估計和量化,傳統的會計方法對此基本無能為力。但我們不能因此而忽略信息化的價值。實際上,在企業的經營活動中還有許多類似的情況,如企業的客戶關系、信用、創新能力等這些影響企業經營效益的因素的價值也無法在會計報表中體現出來,但誰也不會低估其作用,這是造成信息化效益難以衡量的真正原因。企業信息化對企業效益的影響應該是全方位的,影響的因素也是多種多樣。因為信息化項目具有投入運行后,在短期內無法立刻顯現出投資效果的特點,它必須在經過一段時間的應用成功后方能顯英雄本色。也就是說,一個信息化項目實施結束、上線,并不代表該項目的成功,而只是該項目開始應用的一個起點,這時只有發生的各種成本,沒有產生任何直接效益。所以,應用不當的確會造成事實上的低效或無效,或存在著信息化客觀產生了績效、人們卻視而不見的認識偏差;另一方面,屏棄夸大效益的成分,企業信息化在許多方面確實能夠提高勞動生產率,進而提高企業效益和競爭力。
企業信息化的投入對于企業而言都是一筆不小的開支,據統計,國外企業的信息化投入已經達到其年銷售額的4-5%,國內企業目前投入比例雖然不到年銷售額的1%,但隨著信息化的普及,企業的投入必將逐漸增加,但這也會超出國內多數企業的心理預期。實際上,企業實施信息化前所作的信息化規劃一般只是一個短期規劃,主要限定在系統實施期間,即便如此,企業對信息化成本的預測也是遠遠不夠的,企業所作的預算一般僅考慮了信息化實施所需的軟件費用、硬件網絡費用、培訓費以及咨詢實施費用,而往往忽視了實施期間所增加的人力、加班費用以及對正常業務工作的干擾造成的損失等等。此外,由于企業的業務不可能是一成不變的,如果企業的發展戰略、組織結構、業務流程發生了較大的變化,整個信息系統也要作相應的調整,也將帶來成本。但是我們必須意識到,并不是成本投入越多,產生的效益越大。企業信息化如果不同增強企業活力內在聯系起來,投入越多,效果卻可能事與愿違,造成不必要的浪費,甚至干擾企業正常目標的實現。顯然信息化與企業的發展戰略和業務流程是息息相關的,只有與企業實際和需要相適應的,才是最好的。在目前的狀況下,企業在實施信息化工程時,軟件供應商都是在對企業的現狀進行調研后進行需求分析,并在此基礎上制訂企業的信息化規劃。在目前這樣一個復雜多變的商業環境中,企業的業務發展戰略不可能是固定不變的,企業的業務需求也必將發生變化,所以,軟件供應商的服務及技術支持能力是非常重要的。同時如果企業自己不能在系統的使用過程中進行持續的改進和優化,信息化的效益就更加難以顯現了。
五、企業信息化問題的解決對策
1.市場推進,政府引導
信息化建設不是一種短期行為,需要長時間的探索和嘗試。建立科學的評價標準是企業信息化建設的必要前提,同時還要規范企業信息化咨詢和監理服務。政府有必要給予企業信息化稅收優惠。借助市場的推進和政府的正確引導,為企業信息化建設奠定堅實的基礎。
面對機遇和挑戰,我國政府適時提出了信息化發展戰略,黨的十五屆五中全會上明確提出“大力推進國民經濟和社會信息化,是覆蓋現代化建設全局的戰略舉措……以信息化帶動工業化,發展后發優勢,實現社會主義生產力的跨越式發展”。政府還明確提出“大力推進信息化,是黨中央順應時代進步潮流和世界發展趨勢做出的重大決策,是我國實現工業化、現代化的必然選擇,是增強綜合國力和國際競爭力、維護國家安全的關鍵環節和戰略舉措”。在黨中央的正確領導和各級政府的支持下,我國大批企業的信息化建設已經啟動,在政策、理論等宏觀層面上,政府在推進企業信息化建設中起到營造環境、政策引導、組織協調等及其重要且不可替代的作用。
2. 強化信息化意識,推進新技術應用
企業信息化是一項相當艱巨復雜的系統工程,對已完成信息化戰略抉擇的企業來說,當務之急是在戰術策略上,借助外部中立的、第三方的信息化咨詢機構的知識、經驗和力量,切實把握和解決好信息化規劃與建設過程中的一些帶有規律性、普遍性和策略性的問題,以確保其信息化建設順利進行。
企業應當不斷投入與企業需要相適應的新技術,如SaaS(Software-as-a-service),意思是軟件即服務,是指廠商將應用軟件統一部署在自己的服務器上,客戶可以根據自己實際需求通過互聯網向廠商定購所需的應用軟件服務,按定購的服務多少和時間長短向廠商支付費用并通過互聯網獲得廠商提供的服務。在此模式下,企業不需要購買硬件服務器、軟件系統和帶寬,只需要支付租用費,通過 Internet 實現郵件系統、ERP、視頻會議系統等,并享受到相應的硬件、軟件和維護服務,享有軟件使用權和升級的服務,軟件廠商在向客戶提供互聯網應用的同時,也提供軟件的離線操作和本地數據存儲,讓用戶隨時隨地都可以使用其定購的軟件和服務。其應用將大幅降低企業的信息化成本,提高經濟效益。
3. 完善管理部門,提高執行力
健全企業信息化管理部門,落實管理機構和人員。企業在構建信息系統過程中,能夠由自身的業務人員或以自身的業務人并針對性地去加以解決,這樣就能有效地推動企業管理創新,提高管理水平。
4. 總體規劃,分步實施,重點突破,整體推進
企業信息化建設沒有完全一樣的一套模式可以選擇,一個企業的信息化建設也不可能通過完全照搬和模仿其他企業的模式而取得成功。信息技術僅僅是實現企業管理的一種手段,它必須要與企業管理結合起來。企業管理無定式,不同企業信息化建設項目的模式必然也有著這樣和那樣的不同。企業在系統選型時,應當根據企業事務邏輯,配置、開發企業一般業務應用程序,并集成企業現有的有使用價值的子系統和其他一些專業性強而自行難以開發的應用軟件,構建企業信息系統。可以做到根據輕重緩急、相互配套銜接、按照階段分步實施。
5. 加強培訓,做好基礎性工作
企業在信息化建設過程中接受有效的專業培訓有助于增強企業主導、掌控信息化的能力。在信息化建設各階段培訓內容是不同的,而在信息化項目啟動前的培訓尤為重要。這不僅有助于盡快形成全體員工對信息化建設總體思路、步驟等的共識,明確自己所應擔當的角色和發揮的作用,增強員工的積極性、創造性和參與度 ;而且更重要的是,能使企業充分進行企業需求分析,明確重點業務。
6. 引入管理咨詢及項目監理制和績效評價制
為了提高企業信息系統應用價值,企業應該在信息化建設過程中構建信息化應用績效評價體系。對信息系統的性能進行全面估計、檢查、測試、分析和評審,包括對實際指標與計劃指標進行比較,以求確定系統目標的實現程度,并對系統建成后產生的經濟效益和社會效益進行全面評價。通過評價結果的分析,就能客觀量化的反映企業信息系統應用水平,找出問題并針對性地去加以解決,這樣就能有效地推動企業管理創新,提高管理水平。
7.服務企業機構應加大服務力度
發達國家的經驗表明,政府的支持、幫助和引導在企業信息化建設中至關重要。同時,要加大中介服務機構的服務力度,充分發揮好中介服務機構的作用。中介服務機構要根據企業的實際要求,很好的幫助企業完成本土化工作,要幫助企業利用先進的技術和手段,吧信息變成知識,把知識變成決策,把決策變成利潤,從而幫助企業快速對市場做出反應,提高其經濟效益。
七、結語
隨著國際競爭重點的戰略轉移,我國經濟結構調整和產業升級的必要性日益凸顯,我國國民經濟面臨著改造傳統產業、調整行業結構、提高企業核心競爭力的巨大挑戰。國民經濟信息化勢在必行,企業作為國民經濟的細胞,其信息化建設是實現整個國民經濟信息化的基礎。企業信息化建設的歷程和經驗告訴我們:企業信息化建設并非能夠立見成效的,而是在息化發展到一定程度時其效益才逐漸顯現,因此企業在信息化建設過程中切不可急功近利。信息化建設只是一種手段,它不是萬能的,不可能解決公司的所有問題。企業應當結合自身實際情況,將信息化不斷地融入到企業管理中,讓信息化更好地為企業服務,實現企業效益和競爭力的持續增長。