協同辦公自動化與政企辦公趨勢研究

　　協同辦公自動化系統的開發和應用對于提高辦事效率和管理水平，促進政務公開具有重要意義。國家質檢總局辦公自動化系統于1998年10月開始建設，完成了需求分析、系統設計和軟件開發工作，1999年8月在原國家檢驗檢疫局機關試運行，2000年8月正式投入使用，收到了良好的效果。此外，該系統先后在上海、北京、山東、天津、安徽、深圳、河北和河南等檢驗檢疫機構試點成功，目前，正在進行升級改造，以期形成質檢系統應用的版本。

　　利用提高前輩的科學技術，使部門辦公業務流動物化于人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務于某種辦公業務目的的人一機信息處理系統。只有對治理及治理業務有著深刻的理解，才會使辦公自動化有用武之地，只有將辦公過程中天生的信息進行有序化積累，沉淀，辦公自動化才能施展作用。

　　辦公自動化的基礎是對治理的理解和對信息的積累。

　　辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個技術應用領域，屬于信息化社會的產物。

　　辦公自動化建設的本質是進步決議計劃效能為目的的。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的治理組織結構，調整治理體系體例，在進步效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決議計劃的一致性，最后實現進步決議計劃效能的目的。技術只是辦公自動化的手段。

　　在新的時期，基于多年辦公自動化建設經驗和互連網技術的發展，人們對辦公自動化的熟悉也越來越清晰，從網絡的性質來看，辦公自動化應定位于內部網(Intranet)，從辦公性質來看，辦公自動化應定位于數字化辦公，從信息化建設的角度來看，辦公自動化應是信息化建設的基礎。

　　根據對政府辦公業務類型和業務流程的調研和需求分析，將辦公自動化系統的使用功能和維護功能分成公文運轉、局內事宜、辦公工具、檔案管理和系統管理5個大類，共包含近20個子系統，滿足了政府辦公的需要。系統主界面如圖1。

　　主要系統的功能設計如下：

　　1、簽報系統。實現內部簽報的擬稿、核稿、簽發、會簽、登記、報批和批示流程管理。簽報系統分四個環節：①成文環節，擬稿→核稿→簽發，文件在主辦司室的擬稿人、核稿人和簽發人之間流轉，核稿人和簽發人可以有若干個。簽發完成后，文件流轉給辦公廳登記或流轉給相關司會簽，當有多個會簽單位時，可以同時發給這些單位，并行處理。②會簽環節，會簽單位的文件管理員送司領導會簽，司領導可以直接簽署意見，也可以先責成下屬提出意見(填寫會簽意見單)，然后再簽署。③辦公廳登記環節，簽報管理員完成簽報編號，并送局領導批示。系統支持流程中斷，即通過套打或直接打印，形成紙質文件，電子流程中斷，轉而以紙質文件流轉的方式繼續辦理。在實施中，簽報管理員可以在本環節打印出紙質文件，送領導批示。④領導批示，領導以電子或紙質方式批示文件，并在需要時，請其他領導核批。對于后者，簽報管理員需要錄入文件的流轉狀態。

　　2、發文系統。實現文、函等類型的公文的擬稿、核稿、會簽、登記、簽發和文印、分發的流程管理。發文系統包括成文、會簽、登記、簽發和文印分發5個環節，其中前4個環節與簽報系統相似。不同的文件類型(局文、局函、辦公廳文、辦公廳函、司文、司函、明傳電報、黨組文等)具有不同的擬稿模板，這些模板參照紙質文件的首頁設計。文印和分發環節完成印數、用章登記的功能，系統支持向直屬檢驗檢疫局遠程分發文件。

　　3、收文系統。實現對外來文件的登記、分發、催辦和查詢管理。外來文件包括直屬檢驗檢疫機構來文和黨中央、國務院機關、其它部委和其它單位來文兩類。文件屬性主要包括來文單位、文件標題、緊急程度(急件、普通件)、處理類型(辦件和閱件)、來文時間、領導批示和承辦單位等。系統支持全文掃描處理，這樣既可以進行無紙化處理，也可以紙張和電子并行處理。辦理結果由人工填寫，對于逾期未能辦理的重要文件，秘書部門可以通過系統發出催辦通知。收文系統分局收文和司室收文兩個層次。局收文由辦公廳負責管理，司室收文由相應司室負責管理。

　　4、督察管理系統(重大事件跟蹤系統)。根據收文、領導批示形成專項督察，對重大事件進行跟蹤，通過網絡系統實現任務分送、審批、辦理結果反饋、事件辦理狀態查詢和催辦等功能。